Správa dokumentov je jednou z najdôležitejších vecí v SharePointe. V podnikaní sa dokumenty často vyvíjajú. Môžu začínať na OneDrive for Business a skončiť na tímovom webe organizácie. Dokumenty často menia svoje umiestnenie, takže znalosť vstupov a výstupov presúvania dokumentov v SharePointe je zásadná.
prevod súboru wav na mp3
Viaceré spôsoby, ako to urobiť
Každý, kto pracoval v službe SharePoint, vie, že existuje veľa spôsobov, ako vykonať konkrétnu úlohu. Presun dokumentov nie je výnimkou. To, či nakoniec použijete program Prieskumník súborov alebo Migračný nástroj, závisí od mnohých faktorov, ako je počet presunutých dokumentov, dôležitosť uchovania histórie verzií, metadáta a ďalšie.
1. Prieskumník súborov
Ak chcete presunúť dokument pomocou Prieskumníka súborov, otvorte cieľové aj zdrojové knižnice dokumentov (nezáleží na tom, či ide o ten istý web). Vyberte Prieskumník súborov v rozbaľovacej ponuke. Tým sa otvorí pohľad prieskumníka pre každú z knižníc. Na presun položiek medzi dvoma zobrazeniami prieskumníka použite drag & drop.
Môžete presúvať priečinky aj súbory a zachovať typy obsahu, ak zdrojové aj cieľové umiestnenie majú definované typy obsahu. Táto metóda tiež zachováva vlastné metadáta, ak sú zdrojové aj cieľové umiestnenia definované pomocou rovnakých metadát.
Tento proces je však manuálny a je to skôr kópia ako presun, čo znamená, že po presune musíte odstrániť zdrojové položky. Neuchováva históriu verzií ani vytvorené, vytvorené, upravené a upravené vlastnosťami.
2. Presunúť do / Kopírovať do
Aj keď sú užitočné a jednoduché, Presunúť do a Kopírovať do príkazy sú k dispozícii iba v službe SharePoint Online. Táto možnosť vám umožňuje presunúť dokumenty z OneDrive for Business alebo SharePoint do cieľa v SharePoint alebo OneDrive. Vyberte súbor a kliknite na jeden z dvoch príkazov. The Presunúť do Táto voľba presunie váš dokument s ochranou metadát a histórie verzií do iného priečinka v tej istej knižnici, do inej knižnice alebo na inú lokalitu.
Táto metóda je ideálna pre koncových používateľov, pretože je jednoduchá a jednoduchá. Umožňuje vám kopírovať a presúvať súbory aj priečinky. Najlepšie je, že si zachováva typy obsahu, históriu verzií vlastných metadát,avytvorené, vytvorené, upravené a upravené vlastnosťami. The Kópia príkazom si však ponechá iba najnovšiu verziu - hlavnou nevýhodou je zjavne skutočnosť, že táto metóda je exkluzívna pre SharePoint Online.
3. Spravujte obsah a štruktúru
Ak povolíte funkciu publikačnej infraštruktúry servera SharePoint Server, po prechode na stránku sa vám zobrazí odkaz Spravovať obsah a štruktúru Správa stránok . Pomocou tejto funkcie môžete presúvať / kopírovať dokumenty. Toto je jeden z najlepších hackerov, ktorý vám pomôže presunúť viac dokumentov súčasne pri zachovaní histórie verzií, vytvorených, vytvorených, upravených a upravených vlastnosťami. Pomocou tejto metódy sa zachovajú aj typ obsahu a metadáta.
Budete však musieť zapnúť funkciu publikovania. Ani potom nebudete môcť presunúť viac priečinkov. Asi najväčšou nevýhodou tejto metódy je, že ak ju chcete používať, musíte byť vlastníkom stránok. Funguje to iba na jednom webe.
4. Organizátor obsahu
Jednoducho aktivujte funkciu Organizátor obsahu a potom vyberte pravidlá smerovania, ktoré chcete použiť, a vložte dokument, ktorý chcete presunúť, do rozbaľovacej knižnice. Táto metóda tiež umožňuje presunúť dokumenty na akékoľvek iné stránky. Konfigurácia chvíľu trvá, ale musíte to urobiť iba raz. Zachováva tiež typy obsahu a vlastné metadáta.
Aj keď si nezachováva históriu verzií a vyžaduje správcu, má užitočnú funkciu, ktorá vám umožní smerovať dokument do priečinka.
5. Nástroj na migráciu SharePoint
Microsoft vie, že presúvanie dokumentov v SharePointe môže byť trochu zložité. Preto spoločnosť prišla s bezplatným produktom SharePoint Migration Tool . Tento nástroj spracováva všetko od malej až po veľkú migráciu, ktorá môže zahŕňať súbory, priečinky a dokonca aj zoznamy z vášho webu SharePoint. Položky sa presunú na OneDrive alebo SharePoint.
Najviditeľnejšou výhodou tejto metódy je schopnosť nástroja zvládnuť veľké migrácie. Je tiež veľmi prispôsobiteľný a zachováva si históriu verzií. Nie je však kompatibilný s verziami SharePointu pred rokom 2013. Naopak niektoré migračné produkty tretích strán sú podstatne prispôsobiteľnejšie.
6. Produkty tretích strán
Väčšina kvalitných produktov na migráciu dokumentov tretích strán nie je zadarmo, ale majú vynikajúci výkon, najmä pri migráciách veľkého rozsahu. Bývajú škálovateľné a vysoko prispôsobiteľné. Väčšina z týchto produktov dokáže uchovať všetko vrátane typov obsahu, metadát, všetkých vlastností a histórie verzií.
Na druhej strane táto metóda stojí peniaze. Keď vezmete do úvahy skutočnosť, že platíte za nástroj, ktorý vám pomôže pri presúvaní dokumentov, začnete sa pýtať, prečo SharePoint ešte neprichádza s používateľsky príjemnou možnosťou. Ďalšou nevýhodou je, že produkty tretích strán vyžadujú, aby ich správca nakonfiguroval a spustil.
7. Zákazkové riešenie
Nakoniec môžete svoje vlastné riešenie kódovať pomocou rôznych techník, napríklad REST API. Koncový používateľ nemusí nič smerovať, môžete si ho ľubovoľne prispôsobiť a ubezpečiť sa, že v dokumentoch zostane všetko. Na druhej strane musíte byť schopní kódovať a venovať nejaký čas písaniu a údržbe kódu, čo môže byť obzvlášť zložité v čase aktualizácií produktu.
Vyberte si metódu
V službe SharePoint existuje ešte viac metód presunu dokumentov, ktoré by však mali pokryť väčšinu vašich potrieb. Najprv zvážte, čo potrebujete, a čoskoro budete presne vedieť, ktorú metódu máte použiť.
Ktorú z týchto metód uprednostňujete? Použili ste viac ako jednu? Diskutujte.
