Druhý deň som dostal otázku, keď som niekomu ukazoval, ako používať Gmail, a nepočul som to prvýkrát. Otázka bola: „Ako vytvorím kópie konceptov v Gmaile, aby odpovedanie zákazníkom netrvalo tak dlho?“ Keď sa pokúšam pravidelne odpovedať na otázky tu na TechJunkie, myslel som si, že toto je hlavný kandidát.
Otázka, ktorá sa v skutočnosti pýta, sa týka skôr e-mailových šablón ako ukladania kópií konceptov. Niekomu som ukazoval, ako nastaviť automatické odpovede a štítky pre ich nový firemný e-mail. Chceli, aby klienti posielali niekoľko typických e-mailov, aby ich udržali v obraze bez toho, aby ich celý deň blokoval administrátor. Odpoveďou je vytvorenie šablón e-mailov.
ako odomknúť iphone 6s
Môžete ich vytvoriť kópie a ponechať si ich ako koncepty, ak chcete, ale pomocou šablón toho môžete urobiť oveľa viac.
E-mailové šablóny
Šablóny e-mailov sú milosťou šetriacou všetkým vlastníkom malých firiem alebo tým, ktorí sa pri rovnakých druhoch e-mailov stretávajú s rovnakými vecami. Používal som ich odvtedy, čo som začal podnikať, a za tie roky mi zachránili mnoho stoviek hodín.
Vďaka šablónam e-mailov môžete tiež vyzerať profesionálnejšie. Môžete odpovedať rýchlejšie a jednoduché „Ďakujeme vám za e-mail, jeden z našich tímov vás bude kontaktovať priamo do 24 hodín“, vďaka čomu sa zákazník bude cítiť ocenený. Vzhľadom na to, aké ľahké je to urobiť, ich použitie vrelo odporúčam.
Ako môžem vytvoriť e-mailové šablóny v Gmaile?
Šablóny hovorov v Gmaile Konzervované odpovede a pred ich použitím musíte túto funkciu povoliť. Po dokončení môžete vytvoriť ľubovoľný počet šablón e-mailov.
- Otvorte Gmail a prihláste sa.
- Vyberte ikonu ponuky ozubeného kolieska v ľavom hornom rohu a vyberte položku Nastavenia.
- Vyberte kartu Laboratóriá.
- Prepnite konzervované odpovede (šablóny) na možnosť Povoliť.
- V dolnej časti stránky vyberte možnosť Uložiť zmeny.
Teraz je táto funkcia povolená, môžeme začať vytvárať šablóny. Urobíte to z Doručenej pošty v Gmaile, takže sme si vybrali ďalší.
- V priečinku Doručená pošta vyberte Napísať správu.
- Vytvorte e-mail, ktorý chcete vytvoriť, ako obvykle.
- Vyberte sivú šípku nadol v pravom dolnom rohu okna e-mailu.
- Vyberte konzervované odpovede a novú konzervovanú odpoveď.
- Dajte mu zmysluplný názov a uložte ho kliknutím na tlačidlo OK.
Po uložení konzervovanej odpovede môžete koncept bezpečne odstrániť.
Pri vypracúvaní vašich konzervovaných odpovedí musíte vyvážiť osobný kontakt s takou všeobecnosťou, aby ste nikoho neurazili. To znamená, že buď vynecháte z e-mailu veci, ako sú mená a dátumy, a nahradíte ich časovými harmonogramami. Alebo môžete tieto osobné dotyky pridať ručne pred odoslaním. To posledné je lepšie, pretože osobný kontakt vytvára vzťah, na ktorom môžete stavať. Nie je to vždy možné, takže musíte použiť svoj úsudok.
ako urýchliť sťahovanie v pare
Pomocou e-mailovej šablóny
Teraz ste vytvorili svoju e-mailovú šablónu alebo konzervovanú odpoveď, je čas ju použiť. Keď dostanete svoju prvú príležitosť využiť šablónu, postupujte takto:
- Vyberte odpoveď z e-mailu, na ktorý chcete odpovedať.
- Vyberte sivú šípku nadol v pravom dolnom rohu obrazovky.
- Vyberte konzervované odpovede a vyberte odpoveď, ktorú ste vytvorili.
- Pridajte osobné údaje, aby bol e-mail relevantný.
- Pošli.
To isté môžete urobiť pomocou aplikácie Compose a vytvorenia nového e-mailu, ale metóda odpovede sa mi zdá oveľa rýchlejšia.
kde nájsť fotografie na mac
Používanie vašich konzervovaných odpovedí ako automatických odpovedí na e-maily
Posunutie šablóny e-mailu o krok ďalej, čo sa týka nastavenia konzervovanej odpovede ako automatickej odpovede na prichádzajúci e-mail. Konzervovanú odpoveď budete musieť ponechať všeobecnú, ale je to skvelý spôsob, ako potvrdiť objednávky alebo dotazy a vytvoriť dobrý vzťah so zákazníkom.
- V službe Gmail otvorte Nastavenia a vyberte kartu Filtre.
- Vyberte textový odkaz Vytvoriť nový filter.
- Vytvorte kritériá na spustenie filtra. Bude to pre vás pravdepodobne jedinečné, takže si vyberte niečo, čo funguje.
- V pravom dolnom rohu okna vyberte možnosť Vytvoriť filter pomocou tohto vyhľadávania.
- Vyberte možnosť Odoslať predpripravenú odpoveď a odpoveď, ktorú chcete použiť.
- Vyberte možnosť Vytvoriť filter.
Teraz, keď sú splnené kritériá filtra, Gmail automaticky zašle vašu preddefinovanú odpoveď. Toto je ideálne riešenie pre potvrdenia alebo aktualizácie a dá sa nastaviť tak, aby sa spúšťalo viacerými spôsobmi. Nie je možné, aby som ich tu všetky uviedol, ale vo svojich e-mailoch poznáte vzor, ktorý môžete použiť. Napríklad všetky e-maily sa posielajú na vašu e-mailovú adresu „[chránené e-mailom]“ alebo na akýkoľvek e-mail obsahujúci slovo „Objednať“. Máte nápad.
