Väčšina moderných firiem sa pri komunikácii spolieha na e-maily. Strata prístupu k e-mailom alebo v horšom prípade k celému e-mailovému účtu by mohla byť zničujúca. Zálohovanie e-mailov z Outlooku je jedným z najlepších spôsobov, ako si zaistiť pokoj na duši s vedomím, že e-mailové adresy sú uložené na viacerých miestach vo vašom zariadení a nemôžu sa ľahko stratiť.
V tomto článku vysvetlíme, ako zálohovať e-maily z Outlooku niekoľkými rôznymi spôsobmi.
ako vidieť blokované čísla na
Ako zálohovať a exportovať všetky e-maily programu Outlook
Jedným z najrýchlejších spôsobov zálohovania všetkých vašich e-mailov z Outlooku je použitie integrovaného formátu súboru .pst. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používajú súbory PST výlučne na ukladanie e-mailov, kontaktných informácií a adries a udalostí v kalendári. Statický súbor PST možno použiť ako zálohu vašich aktuálnych e-mailov a kontaktných informácií v Outlooku a Outlook k nim bude mať prístup aj v režime offline.
Tu je postup, ako zálohovať svoje e-maily do súboru .pst:
- Otvorte program Outlook a stlačte tlačidlo Súbor.
- V ponuke vyberte možnosť Otvoriť a exportovať.
- Kliknite na tlačidlo Import / Export.
- Systém sa vráti na hlavnú obrazovku Outlooku a zobrazí sa Sprievodca importom / exportom, ktorý vás prevedie procesom exportu.
- V Sprievodcovi vyberte zo zoznamu možnosť Exportovať do súboru a potom kliknite na Ďalej.
- Po zobrazení výzvy na výber typu súboru vyberte údajový súbor Outlook (.pst) a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
- Potom sa zobrazí výzva na výber priečinkov, ktoré chcete exportovať. Môžete si vybrať svoj e-mailový účet a exportovať všetky priečinky, ktoré sú s ním spojené, vrátane kontaktov a údajov kalendára. Keď ste spokojní s výberom, kliknite na Ďalej.
- Vyberte cestu adresy, v ktorej je uložený záložný súbor. Cestu si zapamätajte, aby ste k nej mali prístup neskôr.
- Je dobré zmeniť názov súboru (posledná časť cesty). Predvolene je to backup.pst.
- Ak ukladáte záložný súbor na predvolenú cestu, vyberte, či chcete duplikovať položky.
- (Voliteľné) Pomocou tlačidla Späť sa môžete vrátiť k niektorému z predchádzajúcich dialógov, napríklad kvôli zmene výberu priečinka.
- Stlačením Dokončiť spustíte proces exportu.
- Program Outlook vás vyzve na vytvorenie hesla. To môže byť dôležité z bezpečnostných dôvodov, nemusíte však zadávať heslo.
- Extrahovaný súbor nájdete v umiestnení, ktoré ste určili pre cestu k súboru. Teraz môžete súbor presunúť alebo skopírovať inam.
Ako získať prístup k exportovaným e-mailom programu Outlook
Po exportovaní súborov by vás mohlo zaujímať, ako k nim neskôr získať prístup. Outlook uľahčuje otváranie záloh a obnovenie vašich e-mailov do uloženého časového bodu. Musíte urobiť nasledovné:
- Nájdite záložný súbor. Poznačte si jeho umiestnenie a cestu k súboru.
- Otvorte program Outlook.
- Stlačte na Súbor a potom kliknite na Otvoriť a exportovať.
- V ponuke vpravo vyberte možnosť Otvoriť údajový súbor programu Outlook.
- Týmto sa otvorí Prieskumník súborov. Prejdite na záložný súbor. Kliknite na ňu a potom vyberte Otvoriť.
- Systém vás vráti na hlavnú obrazovku Outlooku.
- V navigačnej ponuke vľavo sa posuňte nadol, kým sa nezobrazia údaje Outlooku. Táto kategória obsahuje položky načítané zo záložného súboru.
- Táto kategória zachováva pôvodné systémy formátovania a priečinkov.
- E-maily môžete presunúť myšou a presunúť ich do iných súborov.
Teraz máte prístup k zálohovaným e-mailom.
Ako rýchlo uložiť jeden e-mail programu Outlook
Niekedy nechcete, aby ste museli ukladať všetky e-maily a otvárať Outlook znova, keď potrebujete iba jeden alebo niekoľko konkrétnych e-mailov. Našťastie existuje niekoľko rýchlych riešení na uloženie jedného e-mailu z Outlooku.
Metóda 1 - Priame uloženie do priečinka
- Otvorte program Outlook.
- Otvorte program Prieskumník súborov a prejdite na miesto, kam chcete uložiť e-mail. Možno budete musieť prepnúť program Outlook aj prehľadávač súborov do režimu s oknami a presúvať ich, aby ste k nim mali ľahší prístup.
- Presuňte e-mail, ktorý chcete uložiť, z Outlooku do priečinka.
- Outlook automaticky uloží e-mail vo formáte položky Outlook.
- Dvakrát kliknite na uložený e-mail a otvorte ho v Outlooku.
Metóda 2 - Uložiť ako TXT alebo HTML
- Otvorte e-mail, ktorý chcete uložiť v Outlooku.
- Vyberte Súbor a potom Uložiť ako.
- Zobrazí sa Prieskumník súborov. Vyberte cestu, kam chcete e-mail uložiť. V dolnej časti Prieskumníka súborov kliknite na šípku vedľa položky Uložiť ako typ. Vyberte možnosť Iba text, ak chcete súbor uložiť vo formáte .txt, alebo HTML, ak chcete e-mail uložiť ako súbor .html.
- Po uložení je k e-mailu prístup pomocou textového editora (napríklad Poznámkového bloku), ak je v .txt, alebo vášho prehliadača, ak je uložený ako .html.
Uložením e-mailu týmto spôsobom sa nezachovajú žiadne prílohy, takže si ich nezabudnite stiahnuť, podľa potreby premenujte a uložte vedľa e-mailu.
Metóda 3 - Použite Screen Capture na uloženie obrázka
Môžete tiež použiť softvér na snímanie obrazovky a uložiť obsah e-mailu ako obrázok. Táto metóda môže byť užitočná pri odkazovaní na obsah e-mailu v iných komunikačných formách, pretože obrázky sa dajú ľahko pripnúť k e-mailom a iným správam.
Ak používate Windows, novšie verzie prichádzajú s predinštalovaným softvérom na snímanie obrazovky s názvom Snipping Tool (na starších zariadeniach) a Snip & Sketch. Prípadne môžete použiť tlačidlo Tlačiť obrazovku na klávesnici a potom vložiť obrázok do programu Skicár.
Pre zariadenia Mac je postup podobný. Pomocou skratky Ctrl + Command + 4 otvorte integrovanú funkciu snímania obrazovky. Potom potiahnite výberový krížik a zakryte oblasť nad e-mailom, aby ste ju uložili.
Pre Linux nájdete sortiment softvéru na snímanie obrazovky k dispozícii na stiahnutie, ktoré možno použiť na uloženie e-mailu ako obrázka. Alternatívne majú modely založené na GNOME integrovanú pomôcku Screenshot v ponuke Aplikácie> Príslušenstvo. Niektoré verzie operačného systému Linux reagujú na tlačidlo Tlačiť obrazovku na klávesnici, podobne ako v systémoch Windows.
Ako môžem exportovať všetky e-mailové adresy v programe Outlook?
Ak chcete exportovať zoznam kontaktov (ktorý obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktov a ďalšie informácie), môžete použiť podobné kroky ako export e-mailov. Kontaktné informácie však možno uložiť v inom formáte súboru, ktorý je užívateľsky príjemnejší a je možné ich otvoriť v programe Excel na rýchlu manipuláciu a úpravy. Musíte urobiť nasledovné:
- Otvorte program Outlook.
- Vyberte položky Súbor> Otvoriť a exportovať> Importovať / exportovať.
- V Sprievodcovi importom / exportom zvoľte Uložiť ako súbor.
- Po zobrazení výzvy na výber typu súboru vyberte hodnoty oddelené čiarkou (.csv).
- V ponuke na výber priečinka vyberte priečinok Kontakty vo svojom účte.
- Potvrďte cestu k súboru alebo ho podľa potreby zmeňte. Pomenujte súbor podľa želania.
- Stlačením Dokončiť spustíte proces exportu.
- Po dokončení procesu sa dialógové okno Import / Export uzavrie.
Exportovaný súbor .csv je možné otvoriť v programe Excel. Zobrazí veľkú tabuľku s kontaktnými informáciami. Pravdepodobne budete mať veľa prázdnych buniek a je to úplne bežné. Na úpravu údajov môžete použiť program Excel, hoci vloženie ďalšieho obsahu by mohlo pre aplikáciu Outlook spôsobiť nečitateľnosť, ak budete neskôr potrebovať súbor importovať.
minecraft ako urobiť mapu
Tento súbor môžete použiť v inom zariadení alebo e-mailovej službe na import kontaktných informácií.
Ako uložím viac e-mailov programu Outlook do tohto počítača?
Ak chcete uložiť viac ako jeden e-mail naraz, ale nepotrebujete celú svoju e-mailovú knižnicu, existuje spôsob, ako vybrať niekoľko e-mailov, ktoré chcete uložiť naraz. Musíte urobiť nasledovné:
- Otvorte program Outlook.
- Vyberte e-maily, ktoré chcete uložiť. Podržte Ctrl a kliknite na e-maily, aby ste ich vybrali po jednom, alebo podržte Shift, aby ste vybrali dávku e-mailov medzi prvým a druhým kliknutím.
- Prejdite do ponuky Súbor> Uložiť ako.
- V dialógovom okne prejdite do priečinka, do ktorého chcete uložiť e-mailové adresy, pomenujte súbor, ako chcete, a vyberte formát Iba text ako formát, do ktorého sa majú uložiť.
- Program Outlook uloží všetky vybrané e-maily do jedného súboru .txt. Na prístup k nim môžete použiť textový editor.
Ak ich chcete uložiť do samostatných súborov .txt, budete musieť každý e-mail uložiť osobitne. Ďalšie doplnky programu Outlook dostupné online, môže túto funkciu rozšíriť o ukladanie e-mailov v samostatných formátoch .txt alebo alternatívnych formátoch súborov.
Nový vzhľad v Outlooku
Vďaka integrovanej funkcii exportu v Outlooku môžete zálohovať a obnovovať e-maily v prípade, že stratíte prístup k svojmu e-mailovému účtu, či už v dôsledku strateného hesla alebo napadnutia. Pretože je online komunikácia taká rozšírená, pravidelné zálohovanie e-mailov s niekoľkými minútami času vám môže ušetriť bolesť hlavy pri kódovaní stratených súborov.
Ako často exportujete e-maily z Outlooku? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.
