Máme pozrel sa na úskalia používania tabuľkovej aplikácie, ako je napríklad Excel, na ukladanie zoznamov údajov. Tento prístup sa na prvý pohľad môže javiť ako najlepšie riešenie, ale môžete naraziť na problémy so zdieľaním týchto údajov s viacerými používateľmi, s overovaním obsahu alebo dokonca s navigáciou v ich údajoch. Prečo? Pretože používate nástroj, ktorý nebol navrhnutý na vykonávanie tejto práce.
Teraz zvážime imaginárny (ale typický) prípad firmy využívajúcej tabuľkový zoznam a pozrieme sa na to, ako by sa dal tento dokument previesť na databázovú aplikáciu, aby sa podobné problémy prekonali.
Ako sa zošity vymknú spod kontroly
Náš zoznam začal ako jednoduchá evidencia projektov realizovaných pre klientov. S rastom spoločnosti rástol aj počet klientov a do zošita boli pridané mená a kontaktné údaje. Bolo tiež potrebné urobiť nejaký spôsob zaznamenania toho, čo rôzni zamestnanci robili na týchto projektoch, takže do tohto zošita bolo pridaných ešte viac údajov.
V tomto okamihu sa tabuľkový prístup stal nepoužiteľným: bolo príliš veľa ľudí, ktorí sa snažili udržiavať ich aktualizované, často v rovnakom čase. Spoločnosť sa pokúsila zaviesť rotáciu, aby ju ľudia pri aktualizácii zošita striedali, čo však znamenalo, že na niektoré úlohy sa zabudlo ešte pred ich zaznamenaním.
Na konci si ľudia založili vlastné zošity, ktoré im umožnia sledovať ich úlohy, a niekedy si nezabudli na konci týždňa skopírovať údaje do hlavného zošita. Zamestnanci vyvinuli pre tieto knihy vlastnú skratku a niektorí zmenili formátovanie a poradie stĺpcov tak, aby vyhovovali ich spôsobu práce. Kopírovanie týchto údajov do hlavného zošita malo za následok hrozný neporiadok.
Toto môže byť vymyslený príklad, ale všetky tieto praktiky som skutočne videl v reálnom živote. Pozrime sa podrobnejšie na niektoré problémy, ktoré táto metóda práce vyvolala.
Veľa problémov
Môžete vidieť prvý hárok našej imaginárnej tabuľky. Prvý stĺpec podrobne uvádza názov projektu, ktorého sa každá položka týka. Niektoré z týchto mien sú však dlhé, takže personál mohol byť v pokušení používať skratky; vo výsledku sa vkradli preklepy. To sťažuje zviazanie toho, ktoré úlohy patria ku ktorému projektu. Riešenie nemusí byť zložité: pre každý projekt môžete zvoliť krátky názov, na ktorom sa všetci dohodnú, alebo každému projektu prideliť identifikačné číslo a automaticky ho preložiť na názov projektu.
Podobný problém je v stĺpci Spustené. Niektoré bunky obsahujú dátum, iné zaznamenávajú iba mesiac - a jeden alebo dva záznamy hovoria iba Áno. Excel podporuje overovanie údajov, takže je možné zaistiť, aby konkrétne bunky vždy obsahovali údaje konkrétneho typu. Ak sa však tabuľka vytvára ad hoc, používa sa zriedka.
V tomto okamihu sa tabuľkový prístup stáva nerealizovateľným: bolo príliš veľa ľudí, ktorí sa snažili udržiavať ich aktuálny
Tento problém nebudete mať v databázovej aplikácii, pretože dátový typ poľa bude od začiatku opravený. Ak neviete presný dátum začiatku práce, môžete použiť prvý v mesiaci alebo 1. január, ak poznáte iba rok. Ak projekt ešte nebol spustený, môžete nechať pole prázdne - z hľadiska databázy NULL. Ak ste vedeli, že projekt bol zahájený, ale nevedeli ste kedy, môžete použiť dátum, ktorý by bol pre vaše údaje zvyčajne nemožný, napríklad 1. 1. 1900. Okamžite je ľahké triediť projekty a získať chronologický prehľad o činnosti.
Jemnejšiu výzvu predstavuje stĺpec s názvom Klient. Položky v tomto stĺpci nie sú prepojené s ničím iným v zošite, ale v zozname 1 je zoznam zákazníkov, čo pravdepodobne predstavuje. Ukladanie viacerých zoznamov rovnakých položiek, ktoré sa nazývajú rôznymi názvami, je mätúce. Musíte si ujasniť pomenovanie a dohodnúť sa na jednoznačnom názve tejto entity: sú to klienti alebo zákazníci?
Stĺpec Stav je ďalším stĺpcom, kde nedošlo k žiadnemu overeniu, takže sa ľudia opäť rozhodli písať, čo chcú. Bolo by lepšie zostaviť krátky zoznam všetkých prípustných hodnôt.
Rovnako problematický je aj druhý hárok - list 1. Na začiatok nie je názov hárku popisný. V skutočnosti obsahuje zoznam Zákazníci, ktorý však nie je naformátovaný ako tabuľka v programe Excel: adresa je v jednom poli, čo obmedzuje vašu schopnosť používať vstavané nástroje programu Excel na jej vyhľadávanie alebo triedenie. Môžete napríklad filtrovať adresy, ktoré obsahujú Cardiff, ale výsledky budú zahŕňať aj tie na Cardiff Road v Newporte.
Pokiaľ ide o adresy, najlepším riešením je použiť samostatné polia pre poštové smerovacie číslo, kraj, mesto a ulicu (aj keď informácie o kraji sú pre adresy Veľkej Británie voliteľné - viď Žiadne okresy, prosím, sme Briti). Ulica by mala obsahovať všetko, čo nie je v ostatných častiach adresy.
K dispozícii je aj pole Kontakt, ktoré tiež predstavuje problémy. Ak máme v rámci podnikania s jedným klientom niekoľko kontaktov, všetky ich mená boli sústredené do tohto poľa a ich telefónne čísla a e-mailové adresy boli podobne umiestnené do ostatných polí. Oddeliť ich bude náročné - najmä ak sú v poli Kontakt tri mená, ale iba dve telefónne čísla.
Posledný stĺpec v tomto hárku má názov Posledný kontakt: zamestnanci by to mali aktualizovať pri každom nadviazaní kontaktu so zákazníkom. Pretože tieto informácie si zamestnanec musí pamätať navyše, neexistuje žiadna záruka, že ich prijme - najmä preto, že sú skryté na druhej strane - sú nespoľahlivé. Toto by mal počítač skutočne sledovať automaticky.
Nakoniec sa dostávame k hárkom Úlohy, ktoré podrobne popisujú úlohy a komentáre pre každého pracovníka. Nie sú pomenované konzistentne a neobsahujú rovnaké stĺpce v rovnakom poradí. Aj keď má zmysel, aby jednotliví používatelia vkladali svoje údaje na svoje vlastné listy, nedostatok koherencie sťažuje zhromažďovanie a analýzu údajov. Keď chce manažér vidieť, čo sa napríklad na každom projekte urobilo, musia sa všetky úlohy ručne skopírovať z jednotlivých hárkov do jedného zoznamu, aby sa dali triediť a vykazovať.
Budovanie databázy
Vyriešenie týchto problémov bude trvať istý čas, možno aj niekoľko dní. Pretože používatelia budú pravdepodobne musieť naďalej používať starý systém, kým budujeme nový, je lepšie vytvoriť si kópiu existujúcich pracovných zošitov, z ktorých chcete pracovať. To znamená, že budeme chcieť zdokumentovať každý krok pri konverzii údajov, aby sme to mohli rýchlo zopakovať, keď príde čas na prechod na nový systém.
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vyčistiť údaje v zošite programu Excel. Môže vám pomôcť použitie funkcie Nájsť a nahradiť a mali by ste odstrániť všetky stĺpce alebo riadky, ktoré neobsahujú údaje (okrem riadku hlavičky stĺpca, ktorý je potrebné zachovať). Pridajte stĺpec ID na každý hárok v stĺpci A a naplňte ho prírastkovými číslami tak, že do prvej bunky napíšete 1, vyberiete dolnú časť údajov (Shift + End, Down) a potom použijete príkaz Fill Down (Ctrl + D) ). Vytvorte hlavný zoznam názvov projektov a kdekoľvek sa zaznamená názov projektu, pomocou funkcie VLookup () potvrďte jeho hlavné identifikačné číslo; ak nie je k dispozícii žiadne číslo, jedná sa o nekonzistentnosť vašich údajov.
Keď sú vaše údaje čisté, je čas navrhnúť novú databázu, ktorá ich bude uchovávať. Použijeme Access 2013, pretože v našom teoretickom príklade je k dispozícii všetkým našim používateľom prostredníctvom nášho predplatného služieb Office 365. Pri vytváraní novej databázy Accessu máte na výber, či ju vytvoríte ako Access Web App alebo Access Desktop Database. Webové aplikácie majú zjednodušené rozhranie a je možné ich použiť, iba ak máte Office 365 s SharePoint Online alebo SharePoint Server 2013 s Access Services a SQL Server 2012. Použijeme tradičnú Desktopovú databázu, pretože ponúka viac možností a väčšiu kontrolu nad užívateľská skúsenosť.
Vyberte, ak chcete vytvoriť novú desktopovú databázu a pomenovať ju: Access vytvorí novú tabuľku s názvom Tabuľka 1 a umiestni vás do návrhového zobrazenia s jedným stĺpcom s názvom ID. Tu môžete navrhnúť tabuľky, ktoré budete vo svojej databáze potrebovať. Každá tabuľka by mala mať pole ID (automaticky prírastkové celé číslo), ale aby nedošlo k nejasnostiam, je lepšie dať jej popisnejší názov. V tabuľke Projekty by to bolo ProjectID, CustomerID v tabuľke Zákazníci atď.
Pre každý vytvorený stĺpec môžete nastaviť dátový typ a každému stĺpcu musíte dať názov a podľa potreby nastaviť ďalšie vlastnosti a formátovanie. Rovnako ako v poli ID, uistite sa, že názvy stĺpcov dávajú jasne najavo, aké údaje by do poľa mali ísť - preto napríklad namiesto Project Name používajte ProjectName, a nie Due. Pomocou tlačidla Meno a titulok na páse s nástrojmi môžete vytvoriť skrátený titulok a explicitný názov. V názvoch stĺpcov môžete použiť medzery, ale pri písaní dotazov a prehľadov ich budete musieť ohraničiť hranatými zátvorkami.
Aj keď má zmysel, aby používatelia vkladali svoje údaje do vlastných hárkov, nedostatok súdržnosti sťažuje ich analýzu
Nastavte formátovanie stĺpcov ako PercentageComplete na Percent a dátumov na ShortDate a tiež na maximálnu dĺžku textových polí na rozumnú hodnotu, inak budú všetky obsahovať 255 znakov. Pamätajte, že niektoré slová (napríklad Dátum) sú vyhradené, takže ich nemôžete použiť ako názvy stĺpcov: použite namiesto nich TaskDate alebo niečo iné, čo ich bude viac popisovať.
Pokiaľ ide o stĺpce, v ktorých chcete vyhľadať hodnotu v inej tabuľke (napríklad v stĺpci Zákazník v tabuľke Projekty), pred pridaním vyhľadávacieho stĺpca definujte tieto ďalšie tabuľky v Accesse. Pokiaľ ide o stav, najjednoduchšou možnosťou je iba napísať hodnoty, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacom zozname - to však sťažuje neskoršie pridanie alebo úpravu zoznamu možných hodnôt. Pokiaľ nemáte na mysli užší zoznam, kde sa pravdepodobne nezmenia možné hodnoty - napríklad pole zaznamenávajúce niekoho pohlavie -, je lepšie vytvoriť ďalšiu tabuľku pre položky, ako je ProjectStatus. To vám umožní v budúcnosti ľahko pridať do zoznamu ďalšie možnosti bez zmeny programovania.
Vylepšenia
Pri navrhovaní našej databázy môžeme implementovať vylepšenia oproti starému spôsobu tabuliek. Jedna sťažnosť, ktorú mali naši používatelia so svojimi zošitmi programu Excel, bola, že každá úloha obsahovala iba jednu bunku na komentáre a niekedy bolo potrebné k úlohe pridať viac ako jeden komentár - alebo nadriadený potreboval k úlohe urobiť komentár a potom používateľ odpovedzte na toto. Vďaka vtesnaniu všetkého do jednej bunky bolo ťažké zistiť, kedy a kto robí poznámky. Môžeme to urobiť lepšie, ak vytvoríme samostatnú tabuľku pre komentáre prepojenú s tabuľkou Úlohy. Týmto spôsobom môže mať každá úloha toľko komentárov, koľko je potrebné, so samostatnými poľami pre dátum, meno a text každej z nich.
Ďalším vylepšením, ktoré môžeme urobiť, je nastaviť položky, ako je ProjectStatus, aby sa zobrazovali v konkrétnom poradí, a nie v abecednom poradí - napríklad v dolnej časti zoznamu môžete chcieť položku Completed. Ak to chcete urobiť, pridajte stĺpec DisplayOrder a použite ho na zoradenie vyhľadávacieho zoznamu. Nenechajte sa zlákať používaním poľa ID; s týmto mohli všetky nové záznamy prejsť iba na koniec zoznamu.
Aby sme zaistili, že naše údaje zostanú čisté, môžeme označiť polia, ktoré musí používateľ vyplniť ako povinné, a pridať overenie, aby sme sa uistili, že zadané údaje sú v správnom tvare. Život si môžete uľahčiť nastavením rozumných predvolených hodnôt: v poli CommentDate v tabuľke komentárov môže byť nastavená predvolená hodnota na = Date (), čím sa automaticky nastaví na dnešný dátum vždy, keď sa vytvorí nový komentár. Môžete použiť validáciu spolu so stĺpcom Withdrawn v tabuľke (logická hodnota), aby ste zabránili používateľom pridávať nové záznamy so špecifickými hodnotami. Takto si môžete ponechať historické hodnoty, ktoré boli platné, ale ktoré sa už nepoužívajú. Všetky tieto funkcie nájdete v Tabuľkové nástroje | Karta Polia na páse kariet alebo vo vlastnostiach poľa v návrhovom zobrazení tabuľky.
Importujú sa vaše údaje
Po nastavení tabuliek môžete používať externé údaje | Importovať a prepojiť | Tlačidlo Excel na páse s nástrojmi na pripojenie údajov z vášho zošita Excel k tabuľkám v databáze Accessu. Predtým, ako začnete, si vytvorte zálohu svojej prázdnej databázy Accessu pre prípad, že by sa niečo pokazilo, a začnite v prípade potreby ručne vyplnením malých tabuliek. Po dokončení si urobte ďalšiu zálohu, aby ste sa v nasledujúcich krokoch mohli vrátiť späť k tomuto bodu, ak sa niečo pokazí.
Teraz importujte hlavné tabuľky, ktoré sa nespoliehajú na žiadne iné tabuľky, napríklad Zákazníci, a až potom dokončite tabuľky, ktoré majú vzťahy, napríklad Projekty a Úlohy. Ak usporiadate a premenujete stĺpce v zošite programu Excel tak, aby sa čo najviac zhodovali s poľami v databáze Accessu, nemali by ste mať s importom údajov žiadne ťažkosti. Nezabudnite si poznamenať všetko, čo robíte, aby ste to mohli neskôr zopakovať, ak potrebujete údaje znova previesť.
Po importovaní údajov by tabuľky v zobrazení údajových listov mali fungovať rovnako ako pracovné hárky programu Excel - ale s oveľa lepšou validáciou, vyhľadávaním a triedením údajov. Ak chcete, môžete teraz začať navrhovať nové formuláre a správy založené na týchto údajoch: napríklad formulár Hlavný / podrobný pre projekty môže zobrazovať údaje jedného projektu v hornej časti formulára a mriežku Úlohy pre tento formulár. projekt v dolnej časti.
Môžete tiež nastaviť formulár Moje úlohy, ktorý obsahuje zoznam všetkých nevybavených úloh pre aktuálneho používateľa, a zostavu Po lehote splatnosti, ktorá obsahuje zoznam všetkých nevybavených úloh pre všetkých používateľov, ktorí majú po termíne splatnosti.
Žiadne kraje, prosím, sme Briti
Ak ukladáte adresy do svojej databázy, je dôležité pochopiť, aké informácie skutočne potrebujete. Aj keď informácie o kraji môžu byť užitočné pre marketing - a môžu byť potrebné pre niektoré zahraničné adresy - v adresách Spojeného kráľovstva sa už oficiálne nepoužívajú.
nainštalovať obchod Play na Fire TV -
Dôvod je ten, že britské poštové adresy sa spoliehajú na koncept poštového mesta, kde sa pošta pre vás odosiela a triedi pred doručením k vašim dverám. Nie všetky mestá alebo dediny sú obsluhované poštovými mestami v rovnakom kraji - napríklad Melbourn (v Cambridgeshire) dostane poštu cez Royston (v Hertfordshire) - takže uvedenie okresu v adrese nemusí nikomu pomôcť.
Aby sa predišlo nedorozumeniam, pošta prestala používať okresy na adresách ešte v roku 1996 a namiesto toho sa spoliehala na poštové smerovacie čísla - a do roku 2016 plánuje odstrániť názvy okresov zo súboru aliasových údajov s doplňujúcimi informáciami o adresách. Ak teda uvediete kraj na adrese v Spojenom kráľovstve, bude to jednoducho ignorované.
