7 problémov s tabuľkovým procesorom Excel a ako ich vyriešiť

Ak si chcete niečo urobiť,to jelákavé vidieť Excel ako predvolené úložisko: koniec koncov je to len malý zoznam položiek pre vás alebo pre pár blízkych kolegov.

Možno budete potrebovať niečo sofistikovanejšie, napríklad vzorce pre výpočty alebo programovanie makier na automatizáciu zhromažďovania a spracovania údajov.

Ľahkosť, s akou môžete začať pracovať v programe Excel alebo v konkurenčnom tabuľkovom procesore, je bohužiaľ tiež jedným z jeho najväčších problémov. To, čo sa začína ako malý projekt v programe Excel, prerastie do niečoho masívneho. V tom okamihu by ste mohli čeliť aj problémom s rýchlosťou a stabilitou alebo dokonca vývojovým problémom, ktorý nemôžete vyriešiť.

Úlohy správy veľkých dát navyše často predstavujú významné výzvy, ako je organizácia, implementácia, klasifikácia súborov, správa databáz, spolupráca používateľov a ďalšie. Všetko, čo je potrebné na narušenie štruktúry databázy, je umiestnenie dát do nesprávnej oblasti, nekonzistentné písanie údajov alebo dokonca práca dvoch ľudí na rovnakom hárku. Môže sa pokaziť niekoľko vecí, ktoré spôsobia časové oneskorenie a možnú stratu údajov.

V tomto článku sú vysvetlené najbežnejšie problémy, ktoré sa vyskytujú pri používaní tabuliek programu Excel, ako s nimi zaobchádzať a kedy je lepšie začať s prechodom na databázu.

Vydanie č. 1: Úpravy viacerých používateľov v programe Excel

Keď systémy Excel rastú organicky, rýchlo narazíte na problémy, keď jeden používateľ kedykoľvek otvorí zošit a druhej osobe sa oznámi, že už je otvorený. Druhý používateľ môže zrušiť, počkať alebo zobraziť verziu iba na čítanie. Sľub programu Excel, že vás bude informovať, keď druhá osoba opustí zošit, je hazard, pretože nekontroluje stav tak často a nemusí vás nikdy osvietiť. Aj keby sa to stalo, niekto iný by sa mohol prihlásiť a otvoriť súbor pred vami.

Ak sa chcete vyhnúť sólovým efektom používateľa, môžete použiť Excel Online (obmedzená webová verzia programu Excel) alebo zapnúť Zdieľané zošity vlastnosť. Tu je rýchly sprievodca zdieľaním tabuľky.

1. Otvorte požadovanú tabuľku a kliknite na Súbor .
2. Ďalej kliknite na zdieľam otvoriť nové okno.
3. Teraz zadajte informácie o používateľovi, s ktorým chcete tabuľku zdieľať.

Údaje môžete tiež rozdeliť do niekoľkých zošitov, aby rôzni ľudia pracovali na rôznych zošitoch bez toho, aby si navzájom šliapali po prstoch.

Vydanie č. 2: Zdieľané zošity programu Excel

Excel Online umožňuje predvolene viacerých editorov, ale chýba mu veľa funkcií. Táto služba nie je veľkým uchádzačom o nič iné ako najjednoduchšie úlohy. Aj keď funkcia Zdieľané zošity vyzerá, že by mala robiť svoju prácu, je plná obmedzení. Ak je napríklad zdieľaný zošit, nemôžete vytvoriť tabuľku ani odstrániť blok buniek.

Keď systémy Excel rastú organicky, narazíte na problém, že zošit môže otvoriť naraz iba jeden používateľ.

Pre online obmedzenia programu Excel existujú riešenia. Pre ostatných ide skôr o zmenu štruktúry zošita než o použitie už nastaveného zošita - tento scenár však často prekáža. Vo výsledku nie je možné použiť zdieľaný zošit rovnakým spôsobom, ako by ste mohli použiť obyčajný zošit pre jedného používateľa.

Zmeny v zdieľaných zošitoch sa medzi používateľmi synchronizujú vždy, keď sa zošit uloží. Táto akcia sa umiestni podľa časovaného plánu, napríklad vynútenie uloženia každých päť minút. Režijné náklady na pravidelné ukladanie a sledovanie zmien každého používateľa sú však pomerne veľké. Zošity sa môžu rýchlo zväčšiť a zaťažiť vašu sieť, čo spomalí ostatné systémy.

ako skryť hry na ps4

Problém č. 3: Zošity prepojené s programom Excel

Rozdelenie údajov do viacerých zošitov môže poskytnúť riešenie problému s úpravami viacerých používateľov. Pravdepodobne budú musieť mať medzi sebou väzby, aby sa hodnoty zadané v jednom použili v inom. Prepojenia medzi zošitmi sú užitočné aj na to, aby sa samostatné údaje uchovávali v samostatných súboroch, a nie aby sa jednotlivé listy nachádzali v jednom zošite.

Tieto odkazy sú nepríjemne ďalším zdrojom frustrácie a nestability. Stanú sa absolútnymi vrátane úplnej cesty k zdrojovému zošitu alebo relatívnymi vrátane rozdielu medzi zdrojovou a cieľovou cestou. Aj keď to znie rozumne, program Excel používa tajomné pravidlá, ktoré rozhodujú, kedy použiť každý typ odkazu, a zmeniť ich.

Pravidlá sa riadia niekoľkými možnosťami a podľa toho, či sa zošity pred vložením odkazov uložili. Odkazy sa tiež zmenia, keď uložíte zošit alebo otvoríte a použijete Uložiť ako namiesto kopírovania súboru pomocou Prieskumník súborov . Výsledkom všetkého tohto zmätku a neistoty je, že väzby medzi zošitmi sa ľahko prerušujú a zotavenie z prerušených odkazov je časovo náročný proces. Nikto nemá prístup k dotknutým súborom.

Prepojené údaje sa aktualizujú až po otvorení súborov, pokiaľ na ne konkrétne nekliknete Údaje> Dotazy a pripojenia> Upraviť odkazy> Aktualizovať hodnoty. Tu je rýchla ukážka.

1. Otvorte požadovanú tabuľku a kliknite na ikonu Údaje .
2. Teraz vyhľadajte Dotazy a Pripojenia a kliknite na Upraviť odkazy .
3. Potom vyberte Aktualizujte hodnoty .

Ak vaše odkazy nie sú medzi dvoma zošitmi, ale pokrývajú tri alebo viac, musíte všetky zošity otvoriť v správnom poradí, aby ste zabezpečili, že všetky aktualizované procesy údajov budú v správnom poradí, od prvého do druhého až tretieho. Ak ste zmenili hodnotu v prvom zošite a potom otvorili tretí, neuvidia sa žiadne zmeny, pretože druhý zošit neaktualizoval svoje hodnoty.

Toto reťazenie údajov je logické, ale zvyšuje pravdepodobnosť, že informácie sú buď nesprávne, alebo že sa pokúsite otvoriť zošit, ktorý už upravuje niekto iný.

Samozrejme sa môžete pokúsiť vyhnúť sa úplne prepojeným zošitom, ale existuje šanca, že nakoniec zadáte rovnaké údaje do viac ako jedného zošita, a s tým súvisí nebezpečenstvo, že ich zakaždým zadáte trochu inak.

Problém č. 4: Overenie údajov v programe Excel

Chyby sa môžu vkradnúť do údajov v ľubovoľnom počítačovom systéme: ľudia napíšu slová alebo transponujú číslice do čísel s monotónnou pravidelnosťou. Ak vaše údaje nebudú skontrolované pri zadaní, budete mať problémy.

Excel predvolene akceptuje všetky typy používateľov. Je možné nastaviť overovanie na vyhľadávacích zoznamoch, je však ťažké ich udržiavať, hlavne ak sa rovnaké pole použije na viacerých miestach. Ak musia používatelia bez akýchkoľvek kontrol zadávať identifikačné čísla dokumentov alebo referenčné čísla zákazníkov, je ľahké spojiť nesprávne záznamy bez toho, aby si to uvedomili. Integrita údajov v systéme je fatálne narušená a akákoľvek analýza údajov je podozrivá.

Dôsledky problémov s overovaním údajov už môžete utrpieť bez toho, aby ste si uvedomili ich hlavnú príčinu. Zvážte situáciu, keď máte v aplikácii Excel zoznam faktúr. Používateľ na každej faktúre zadá meno zákazníka mierne odlišne. Vďaka tomu dostanete faktúry spoločnostiam Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd a joness. Možno si uvedomujete, že všetky odkazujú na rovnakú spoločnosť, ale Excel nie. Akákoľvek analýza údajov o faktúre, napríklad kontingenčná tabuľka založená na zákazníkoch podľa mesiacov, prináša viac výsledkov, ak by mali byť iba jedny.

Vydanie č. 5: Navigácia v programe Excel

Navigácia vo veľkých zošitoch je náročná. Karty hárkov v spodnej časti okna sú strašným mechanizmom na orientáciu, keď ich je veľa. Vďaka viditeľnejším kartám na celej obrazovke je ťažké nájsť to, čo hľadáte. Toto je rýchly spôsob navigácie v listoch.

1. Pravým tlačidlom myši kliknite na šípky vľavo od názvov hárkov, čím zobrazíte ikonu Aktivovať hárok dialóg.

Pred rolovaním v zozname je uvedených iba prvých 20 listov. Neexistuje žiadny spôsob, ako zoradiť, zoskupiť alebo vyhľadať požadovaný hárok. Okno by malo vyzerať asi takto.

Problém č. 6: Zabezpečenie programu Excel

Do zošitov programu Excel môžete pridať zabezpečenie, ale je tu veľa problémov. Ochrana je zameraná oveľa viac na ochranu štruktúry zošita ako údajov. Môžete sa pokúsiť zamknúť niektoré hárky a bunky, aby ste zabránili používateľom meniť štruktúru a vzorec, ale ak vidia údaje, môžu zvyčajne zmeniť ktorékoľvek alebo všetky (pokiaľ neurobíte nejaké kreatívne programovanie makier).

Vydanie č. 7: Problémy s rýchlosťou programu Excel

Excel nie je najrýchlejšou aplikáciou a jeho programovací jazyk VBA je pomalý v porovnaní s profesionálnejšími programovacími jazykmi, ako je C #. Tento scenár vychádza zo zamýšľaného použitia a flexibilnej povahy programu Excel. Je to koniec koncov tabuľkový procesor. Áno, Excel VBA je možné použiť do služby na správu zoznamov údajov, ale to neznamená, že je to najlepšia voľba pre tento druh práce. Ostatné aplikácie sú na tieto úlohy vhodnejšie - hlavne preto, že sú na to výslovne určené.

Ak narazíte na niektorý z problémov uvedených v tomto článku, neignorujte ich. Existuje profesionálna odpoveď na ukladanie štruktúrovaných údajov, známa ako databáza. Nemusí to byť strašidelné ani drahé a malo by vám to umožniť logicky premýšľať o svojich údajoch, o tom, ako sa navzájom prepájajú a ako s nimi komunikujete.

Poznámka : Ak prechádzate z tabuľkového riešenia na databázu, nezdvojujte duplikátne návrh tabuľky, využite príležitosť a vylepšite ju.

K dispozícii sú univerzálne databázové aplikácie, pomocou ktorých môžete vytvoriť riešenie na mieru. Prípadne môžete zistiť, že špecializovaná databázová aplikácia, ktorá je už navrhnutá na požadovaný účel, je lacnejšia, jej implementácia je rýchlejšia a lepšie sa hodí.

ako na obrazovke zaznamenať okamih bez toho, aby o tom vedeli

Napríklad, ak máte zoznam zákazníkov a podrobnosti o všetkých vašich interakciách s nimi, považuje sa to za systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Napriek svojmu vymyslenému názvu je CRM systém špecializovanou databázou. Podobne aj balíčky účtov ako QuickBooks a Sage sú špecializované databázy. Ak nenájdete vopred zostavenú aplikáciu, ktorá vyhovuje vašim konkrétnym potrebám, môžete si ju zostaviť sami alebo si ju nechať vyrobiť svojím IT oddelením alebo konzultantom.

Najbežnejším typom databázy je relačná databáza, ktorá ukladá svoje údaje do tabuliek a skladá sa z riadkov a stĺpcov. Každý riadok obsahuje údaje pre samostatnú položku. Každý stĺpec napríklad popisuje iný atribút subjektu, napríklad meno zákazníka alebo úverový limit.

Na vytvorenie záznamu stačí zadať údaje zákazníka iba raz a potom ich môžete použiť na toľko faktúr, koľko potrebujete.

Tabuľky majú medzi sebou definované vzťahy, takže napríklad na faktúre je uvedené ID zákazníka. Tento proces znamená, že môžete ľahko nájsť všetky faktúry za konkrétneho zákazníka alebo získať telefónne číslo zákazníka z konkrétnej faktúry. Na vytvorenie záznamu zákazníka stačí zadať údaje zákazníka iba raz. Potom ich môžete použiť na toľko faktúr, koľko potrebujete, bez toho, aby ste ich museli zadávať znova. Ak chcete vytvoriť databázu, musíte definovať tieto tabuľky a vzťahy a potom definovať rozloženia obrazovky, ktoré chcete použiť na výpis a úpravu údajov.

Existujú desiatky databázových aplikácií. Niektoré sa ľahko používajú a robia celú prácu. Umožňuje vám definovať tabuľky, obrazovky zadávania údajov a správy. Iné sú v konkrétnych oblastiach komplexnejšie, ale na vykonanie kompletnej práce vyžadujú ďalšie nástroje.

Napríklad program môže byť spoľahlivý pri definovaní tabuliek a vzťahov a má rozsiahle funkcie analýzy a vykazovania. Napriek tomu aplikácii nakoniec chýbajú akékoľvek nástroje na určovanie obrazoviek na zadávanie údajov. Microsoft SQL Server je tu zrejmým príkladom. Rovnako ako v prípade iných veľkých databázových systémov, aj SQL Server sa stará o back-end a očakáva, že na vývoj front-endu použijete iný nástroj, napríklad Visual Studio.

Ktoré možnosti databázy sú pre vás to pravé?

Možnosť databázy č. 1: Microsoft Access

Access je jedným z praotcov počítačových databáz. Je ľahko použiteľný, ale ľahko zneužiteľný. Môžete navrhovať tabuľky, obrazovky a správy od nuly alebo začať od šablóny. Niektoré zo šablón sú zjavne americké a nie vždy poskytujú dobrú prax, ale pomôžu vám rýchlo začať. Obrazovky a programovacie funkcie môžu byť dosť prepracované. Hotovú aplikáciu môžete nasadiť do iných používateľov prostredníctvom svojho intranetu (NIE internetu), a nie sa spoliehať na zdieľanie súborov.

Možnosť databázy č. 2: Microsoft SharePoint

SharePoint je databáza, ako aj mechanizmus ukladania dokumentov. Môžete ho použiť na zostavenie jednoduchých zoznamov a ich vzájomné prepojenie. Návrhár formulárov je mierne prepracovaný, ale prispôsobenie je stále možné. Užitočná je schopnosť SharePointu zhromaždiť zoznam údajov zhromaždených v programe Excel a umiestniť ich do vlastného zoznamu. Program sprístupňuje vlastný zoznam všetkým vo vašej sieti a umožňuje vám pridať zabezpečenie, aby ste obmedzili, kto môže s týmito údajmi čo robiť. Môžete požiadať SharePoint, aby vás upozornil e-mailom vždy, keď niekto pridá, upraví alebo vymaže záznamy. Ak ukladáte údaje týkajúce sa ľudí, položiek kalendára alebo úloh, môžete ich synchronizovať s programom Outlook.

Možnosť databázy č. 3: Zoho Creator

Zoho Office je webová aplikácia, ktorá obsahuje databázu, ktorá využíva funkcie drag-and-drop na jednoduché a intuitívne rozloženie formulárov. Proces drag-and-drop sa zvykne programovať aj pri interakciách a pracovných tokoch. Ako webová služba sú vaše dáta a aplikácie k dispozícii odkiaľkoľvek s jednoduchým zabezpečením, vďaka ktorým budú vaše dáta súkromné. Spoločnosť Zoho účtuje poplatky za používateľa za mesiac, ale obmedzuje počet záznamov, ktoré môžete za túto stanovenú cenu uložiť. Program stojí navyše pri ukladaní väčšieho množstva údajov alebo za ďalšie funkcie, ako je napríklad integrácia e-mailov.

Ako vidíte, program Excel ponúka mnoho funkcií, ale v niektorých z nich niektoré oblasti chýbajú. Niekedy robí prácu lepšie iná aplikácia, najmä ak je navrhnutá špeciálne pre danú úlohu. Inokedy program Excel funguje dobre, napríklad pre menšie databázy, ak viete, ako na prvom mieste zabrániť problémom.