Aplikácie na správu tímu sú vynikajúce na udržanie všetkých členov tímu na tej istej stránke, čo sa týka organizácie. Vďaka Asane môžu manažéri efektívne distribuovať úlohy a pridávať členov Hosťov do podporných tímov, aby poskytli ďalšiu pracovnú silu pre ich dôležité projekty.
Či už vediete tím alebo ste iba členom, povieme vám všetko o zvládnutí riadenia projektu a o tom, ako pridať hostí do vašej organizácie alebo tímu v Asane. Čítajte ďalej a dozviete sa viac.
Ako pridať hostí v Asane
Asana umožňuje spoločnostiam pridávať nových členov, aj keď nemajú e-mailovú doménu. Táto funkcia sa hodí na pridanie nových spolupracovníkov do konkrétnych úloh alebo na pridanie zákazníkov, aby sledovali váš pokrok. Stav hosťa umožňuje komukoľvek bez e-mailu s doménou organizácie stať sa hosťom organizácie.
Správcovia organizácií v Asane sú ľudia, ktorí majú oprávnenie pozývať a pridávať hostí. Môžu sa rozhodnúť, kto môže pridať nových členov, výberom toho, či môžu do tímu pozývať nových ľudí iba správcovia, členovia organizácie alebo všetci.
Tu je postup, ako pozvať hostí z administrátorskej konzoly:
- Otvorte Asanu a kliknite na tlačidlo Členovia v pravom hornom rohu.
- Klepnite na tlačidlo Pozvať členov.
- Zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorú chcete pozvať.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte projekt, ku ktorému ich chcete priradiť.
- Potvrďte kliknutím na Odoslať.
Tu sú kroky, ako niekoho pozvať, aby sa pripojil k projektu:
- Otvorte Asanu a projekt, na ktorý chcete pozvať nových hostí.
- Kliknite na ikonu Členovia a otvorí sa okno Zdieľať projekt.
- Môžete pozvať nových členov tímu alebo hostí zadaním ich mena alebo e-mailovej adresy.
Ako pozývať ľudí do vašej organizácie
Najjednoduchší spôsob, ako pozvať nových členov alebo hostí do svojich projektov, je poslať im zdieľateľný odkaz na pozvánku. Používatelia systému Asana môžu zdieľať tieto odkazy na mnohých kanáloch, ako sú Slack, Microsoft Teams, e-mail alebo dokonca prostredníctvom textových správ. Odkazy na zdieľanie sú skvelé na pozvanie nových členov a e-mail je najlepší pre hostí.
Ak chcete niekoho pozvať na projekt, musíte urobiť toto:
- Otvorte Asanu.
- Na ľavom bočnom paneli vyhľadajte projekt, ktorý chcete zdieľať.
- Kliknite na tlačidlo Zdieľať umiestnené v pravom hornom rohu.
- Vyberte, či chcete niekoho pozvať prostredníctvom e-mailu alebo odkazu, ktorý je možné zdieľať.
- Skopírovaním odkazu môžete projekt zdieľať.
Ak chcete niekoho pozvať do tímu, môžete to urobiť nasledovne:
- Otvorte Asanu.
- Kliknite na meno svojho tímu.
- Klepnite na tlačidlo Pozvať.
- Vo vyskakovacom okne sa rozhodnite, či chcete pozvať členov pomocou e-mailu alebo odkazu.
Ďalšie časté otázky
Môžete v Asane udržiavať súkromné projekty a úlohy?
Áno, máte úplnú kontrolu nad všetkými svojimi projektmi v Asane a môžete rozhodnúť o ich stave. Kontroly povolení vám umožňujú sledovať všetky informácie a ich viditeľnosť pre členov organizácie. Každý jednotlivec môže určiť, či chce niečo zdieľať iba so svojím tímom a spolupracovníkmi alebo so všetkými ostatnými v organizácii.
ako vyčistiť históriu na instagrame
Ak sú úlohy súčasťou súkromného projektu, ich viditeľnosť je obmedzená iba na spolupracovníkov pracujúcich priamo na projekte a jeho úlohách. Každý spolupracovník môže vidieť svoju úlohu alebo čiastkové úlohy, ale nemôže pristupovať k úlohám iných ľudí, ani keď je v tej istej organizácii.
Niekedy, keď chcete, aby konkrétne informácie zostali medzi niekoľkými členmi tímu, môžete tieto projekty označiť ako súkromné alebo iba komentáre. Keď nastavíte svoje úlohy ako verejné, stanú sa dostupnými pre všetkých vo vašej organizácii alebo tíme.
Keď sa rozhodnete zmeniť súkromie svojho projektu, musíte urobiť toto:
• Kliknite na + v pravom hornom rohu.
• Tam uvidíte všetkých členov a hostí vo svojom tíme a navrchu uvidíte položku Súkromné.
• Po kliknutí na položku Nastaviť ako súkromné bude váš projekt k dispozícii iba členom tímu.
Prípadne, ak chcete zmeniť stav úlohy na súkromnú, musíte postupovať nasledovne:
• Otvorte úlohu v Asane.
• Kliknite na položku Nastaviť ako súkromné v pravom hornom rohu.
• Takto je úloha súkromná, aby ste ju mohli zobraziť iba vy a ďalší spolupracovníci.
• Ak chcete mať túto úlohu súkromnú, odstráňte všetkých spolupracovníkov v dolnej časti stránky.
Môžete do rovnakého projektu pridať členov aj hostí?
Do toho istého projektu môžete skutočne pridať členov aj hostí. Keď budú v rovnakom tíme, budú si môcť navzájom vidieť mená a viac komunikovať. Ak sa dvaja hostia v súčasnosti vidia ako súkromní používatelia, znamená to, že nepracujú na rovnakom projekte alebo nie sú v rovnakom tíme. Po priradení k rovnakému projektu sa ich mená stanú viditeľnými.
Členovia môžu pozývať hostí do organizácie, ale konečné rozhodnutia prijímajú správcovia. Člen samozrejme môže pridať hostí iba do projektov, na ktorých pracuje, a správca ich môže pridať do všetkých aktívnych aj skrytých projektov.
Môžete mať v Asane viac postupníkov?
V súčasnosti nie je možné mať v Asane viac postupníkov. K jednej úlohe môže byť priradená iba jedna osoba, ktorá je zodpovedná za jej dokončenie.
Jedným zo spôsobov zdieľania úlohy medzi rôznymi ľuďmi je pridanie jednej alebo viacerých čiastkových úloh, kde môžete ľahko zapojiť viac spolupracovníkov. Ďalším spôsobom je použitie možnosti Priradiť kópie a viac ľudí, ktorí budú pracovať na kópiách tej istej úlohy.
Integruje sa Asana s tímami?
Asana a Microsoft Teams spolu vytvorili úspešný nástroj na správu tímov. Pomocou Asany pre Microsoft Teams môžu tímy pracovať efektívnejšie. V rámci tejto integrácie môžete pomocou aplikácie Teams hovoriť so spolupracovníkmi a Asana na distribúciu úloh.
Toto vám umožňuje integrácia:
• Sledujte úlohy, projekty a aktualizácie Asana v rámci tímov.
• Použite tímy na vyhľadávanie projektov v Asane.
• Vytvorte si vlastné oznámenia, ktoré fungujú na oboch platformách.
• Prispôsobte si všetky svoje predvoľby upozornení.
• Použite všetky súbory balíka Microsoft Office a pripojte ich k projektom a úlohám v systéme Asana.
• Použite OneDrive na ukladanie všetkých dôležitých údajov pre úlohy a projekty Asana.
Čo môžu hostia robiť v meste Asana?
Hostia nemôžu mať rovnakú úroveň prístupu ako členovia organizácie. Ďalej budú môcť vidieť iba informácie alebo súbory, ktoré sú konkrétne zdieľané s nimi alebo v rámci skupiny, v ktorej sú. Hostia môžu vidieť úlohy, projekty a verejné projekty, ktoré boli s nimi zdieľané, ale nemajú povolenie na úpravy ich.
K dispozícii sú platené funkcie, ale pokiaľ ide o vytváranie, úpravy alebo dokonca mazanie vlastných polí, to nebude možné, ak ste hosťom v Asane.
Prístup, ktorý majú hostia:
• Hostia sa nemôžu stať členmi skupiny
• Hostia sa nemôžu stať členmi skupiny bez zmeny svojej e-mailovej adresy
• Hostia nemôžu prehľadávať iné tímy ani pristupovať k rôznym skupinám v rámci organizácie
Čo znamená byť hosťom v organizácii?
Hosťami sú používatelia, ktorí nemajú oficiálny e-mailový účet spoločnosti. Dostanú pozvánku na pomoc tímu s jedným alebo niekoľkými projektmi po ruke. Vďaka statusu hosťa môžete komunikovať s klientmi, zákazníkmi alebo s kýmkoľvek iným, kto na projekte pracuje. V rámci Organizácie však môžete vidieť iba to, čo s vami zdieľajú ostatní.
V systéme Asana môžu hostia pridávať alebo upravovať hodnoty v rámci projektu alebo úlohy, nemôžu ich však odstraňovať ani vytvárať nové. Okrem toho majú prístup ku všetkým prémiovým funkciám, ktoré im umožňujete používať, okrem správy vlastných polí.
Môžu sa hostia navzájom vidieť?
Hostia sa môžu navzájom vidieť, iba ak spolupracujú na aspoň jednom projekte. V opačnom prípade uvidia ostatných ako súkromných používateľov. Týmto spôsobom organizácia zabezpečí, aby svoje mená nevideli, pokiaľ na niečom spoločne nepracujú.
Aký je rozdiel medzi hosťom a členom s obmedzeným prístupom?
Hostia a členovia s obmedzeným prístupom (LAM) sú v spodnej časti podnikového rebríčka. LAM sú v podstate už súčasťou organizácie, zatiaľ čo hostia sú dočasnými členmi tímu. Samozrejme, ak má hosť talent a uspokojivé výsledky, môže sa stať LAM alebo dokonca členom.
ako zrkadliť telefón na pc
Zatiaľ čo hostia nezdieľajú doménu spoločnosti a nezapočítavajú sa do plánu Asana, LAM majú e-mailovú adresu spoločnosti a počet miest v spoločnosti. Status hosťa existuje iba v organizáciách a LAM, ktoré sú súčasťou oboch organizácií a pracovných priestorov v Asane.
Vždy zostať na ceste
Manipulácia s tímami nie je ľahká úloha, ale nástroje ako Asana vám môžu pomôcť zvládnuť pracovné zaťaženie a vytvoriť funkčné tímy, ktoré dodajú včas. Vybavený špecifickou sadou nástrojov, ktorá umožňuje správcom pridávať členov, hostí a meniť členov tímu niekoľkými kliknutiami, je nevyhnutným nástrojom pre každú profesionálnu spoločnosť.
Dúfajme, že sme vám pomohli pochopiť, ako Asana funguje a ako ju čo najlepšie využiť. Navyše teraz viete, ako pridať hostí do svojho tímu a spravovať viditeľnosť všetkých svojich projektov.
Používate radi Asanu? Používali ste ho s Microsoft Teams?
Povedzte nám o tom viac v sekcii komentárov nižšie.
