Dokumenty Google sú skvelým nástrojom na spoluprácu, pretože umožňujú viacerým ľuďom upravovať a pracovať na jednom dokumente súčasne bez toho, aby stratili prehľad o tom, kto čo robí. Ak vy alebo vaša organizácia používate Dokumenty Google, môže byť užitočná informácia, kto z tímu si prezeral aký dokument a kedy. Od toho, aby si každý prečítal návrh, zmluvné podmienky, vaše najnovšie predloženie, zásady a postupy alebo nejaký iný dôležitý dokument, je dôležité vedieť, kto čo a kedy urobil.
Až donedávna ste nemohli vidieť, kto si prezeral vaše Dokumenty Google. Mohli ste vidieť, kto to upravil, ale nie kto to práve čítal. Ak neuložili, neupravili alebo nezanechali komentár, netušili ste, či konkrétna osoba vôbec čítala najnovšiu verziu dokumentu. Keďže môžete zdieľať Dokumenty Google s povoleniami iba na čítanie, môžete dokument zdieľať s niektorými ľuďmi so zámerom, aby si ho prezreli, ale nevykonali žiadne zmeny.
Aktuálne verzie služby Dokumenty Google vám umožňujú konfigurovať nastavenia, aby ste videli, kto si prezeral vaše Dokumenty Google. Pozrime sa, ako to môžete urobiť sami.
ako pridať do IG príbehu
Monitor aktivity G Suite
G Suite zvyčajne používajú organizácie, v ktorých je spolupráca nevyhnutná. Ak používate G Suite na pravidelnú spoluprácu s ostatnými, môžete použiť Monitor aktivity na zobrazenie histórie zobrazenia ľubovoľného súboru Dokumentov Google.
Postupujte podľa týchto krokov:
- OTVORENÉ súbor tabuľky Google
- Kliknite na vzostupný trend ikona šípky v pravom hornom rohu alebo prejdite na Nástroje rozbaľovacie menu
- Otvor Panel aktivity
- Klikni na Všetci diváci pre vašu organizáciu
Tento proces vám umožní sledovať zobrazenia v dokumente vrátane dátumu a času posledného zobrazenia pre každého diváka.
Ak vo svojom dokumente Google nevidíte možnosť Monitor aktivity, pravdepodobne ste prihlásení do bezplatnej verzie Dokumentov Google alebo do osobného účtu, a nie do verzie G Suite.
Trendy divákov a komentárov
Okrem zobrazenia toho, kto si prezeral vaše dokumenty Google, vám Monitor aktivity umožňuje zobraziť aj trendy v tom, kedy si ľudia prezerali váš dokument alebo k nemu komentovali.
Trend divákov: Zobrazuje stĺpcový graf počtu jedinečných divákov za ľubovoľné časové obdobie, ktoré si vyberiete, od 7 dní až po celé obdobie.
Trend komentárov: Zobrazuje stĺpcové grafy trendu komentárov v akomkoľvek časovom období od 7 dní až po celý čas.
ako funguje netflix bez smart tv
Vypnite históriu zobrazenia v Dokumentoch Google
Ak z akéhokoľvek dôvodu chcete vypnúť históriu zobrazenia dokumentu, môžete to urobiť aj podľa týchto rýchlych krokov:
- OTVORENÉ Tabuľka Google
- Kliknite na vzostupný trend šípka v pravej hornej časti dokumentu alebo prejdite na adresu Nástroje z rozbaľovacej ponuky
- Otvor Panel aktivity
- Vyberte Nastavenia ochrany osobných údajov .
- Pod Nastavenie dokumentu , prepnúť Zobraziť moju históriu zobrazení pre tento dokument vypnúť.
Táto možnosť je dostupná aj v osobnej alebo bezplatnej verzii Dokumentov Google. Ak pracujete na dokumente, ale nechcete, aby o tom vaši spolupracovníci vedeli, kým nebudete pripravení zdieľať svoje konečné revízie, môžete vypnúť históriu zobrazení.
- Začnite otvorením Tabuliek Google a kliknutím na nastavenie .
- The nastavenie vám umožňuje vypnúť históriu zobrazení pomocou Panel aktivity nastavenie. Keď toto prepnete na Vypnuté pozícia, kliknite OK na uloženie zmien.
Ako zistiť, kto vykonal zmeny vo vašom dokumente Google
Kontrola verzií je veľmi dôležitá, najmä ak pracujete v regulovanom odvetví. Kontrola verzií je niečo, čo Dokumentom Google už nejaký čas funguje dobre. Dokumenty zobrazia, kto dokument upravil, uložil alebo zdieľal. V skutočnosti to funguje nielen s G Suite, ale aj s osobnými Dokumentmi Google.
Ak máte záujem o kontrolu verzií alebo sa chcete uistiť, že nikto neurobil zmeny, ktoré by nemal urobiť bez uzamknutia súboru, môžete to zistiť podľa týchto krokov:
- OTVORENÉ Tabuľka Google, ktorú chcete sledovať.
- Vyberte Súbor a História verzií
- Vyberte Pozrite si históriu verzií
- V pravej časti obrazovky by sa malo zobraziť okno zobrazujúce každé uloženie a úpravu príslušného dokumentu.
V tomto okne by ste tiež mali mať možnosť zobraziť predchádzajúcu verziu dokumentu pred vykonaním úprav.
Je to nevyhnutné pre kontrolu verzií, pretože máte k dispozícii auditnú stopu o tom, aké zmeny boli vykonané, kedy boli vykonané a kým. Je to tiež užitočné, ak ste urobili nejaké zmeny, spíte, zmeníte názor a chcete ich vrátiť späť.
Ako zistiť, kto zdieľal váš dokument Google
Môžete tiež vidieť, kto a kedy zdieľal váš dokument Google. Môžete si tiež pozrieť nastavenia zdieľania, aby ste mohli lepšie kontrolovať prístup k svojmu dokumentu.
- Ísť do drive.google.com
- Kliknite na Môj disk naľavo
- Kliknite na malé i tlačidlo v pravom hornom rohu
- Teraz kliknite Aktivita
- Buď kliknite na každý súbor alebo priečinok jednotlivo, alebo si pozrite rolovaciu lištu napravo od obrazovky. Zobrazí sa vám, kto zdieľal váš dokument.
Môžete to skontrolovať aj v rámci dokumentu výberom položky Zdieľať. Mená jednotlivcov sa zobrazia v kontextovom okne. Ak je tam viacero ľudí, vyberte meno a zobrazí sa zoznam všetkých mien.
ako vyčistiť scratch disk photoshopu
Záverečné myšlienky
Vaša možnosť určiť, kto si prezeral, zdieľal a upravoval vaše dokumenty, je obmedzená, ak nemáte prístup k účtu G Suite; stále však existujú spôsoby, ako získať niektoré základné informácie.
Podľa krokov uvedených v tejto príručke môžete rýchlo a jednoducho zistiť, kto si prezeral, upravoval a akokoľvek zmenil váš dokument Dokumenty Google. Máte nejaké otázky, skúsenosti alebo tipy týkajúce sa zobrazovania aktivity vo vašich dokumentoch Google? Zanechajte komentár v sekcii nižšie.
