Zendesk: Ako vytvoriť makro

Zendesk má množstvo funkcií na urýchlenie a zefektívnenie vášho zákazníckeho servisu. Jedna z týchto funkcií sa nazýva makrá. Tieto pripravené odpovede môžete pridať k vašim lístkom a pomôcť tak vašim zamestnancom rýchlejšie vyriešiť problémy. Ako presne však nastavíte makro?

V tomto príspevku poskytneme komplexného sprievodcu vytváraním makier v Zendesk.

Ako vytvoriť makro v Zendesk

Jednou z najpôsobivejších vlastností Zendesk je jeho všestrannosť. Na rozdiel od iných aplikácií, vytváranie makier nemusí byť obmedzené na správcov. Ostatní používatelia (agenti) vašich organizácií si môžu vymyslieť vlastné lístky, čím sa zníži vaše zapojenie.

môžete si kúpiť akcie po hodinách?

Najlepšie na tom je, že vytvorenie týchto osobných lístkov trvá len pár kliknutí.

1. Otvorte Zendesk a prejdite do svojho „Centra správy“.
   
2. Prejdite na svoj bočný panel a vyberte tlačidlo „Pracovné priestory“.
   
3. Prejdite na „Nástroje agenta“ a potom na „Makrá“.
   
4. Klepnite na výzvu, ktorá vám umožní vybrať všetky zdieľané makrá.
5. Vyberte možnosť „Osobné makrá“.
6. Kliknite na „Pridať makro“.
   
7. Zadajte názov makra a zadajte akciu, ktorú vykoná.
   
   
8. Vyberte možnosť „Vytvoriť“ a môžete začať.
   

Schopnosť vytvárať osobné makrá je univerzálna. Inými slovami, každý agent vo vašom tíme môže vytvárať makrá pre rýchlejšie služby zákazníkom. Niektoré funkcie sú však dostupné iba pre správcov. Jednou z týchto funkcií je možnosť vytvárať zdieľané makrá.

Názov je celkom jasný – zdieľané makrá sú makrá, ktoré môže používať viacero členov. Ďalej uľahčujú zákaznícky servis tým, že eliminujú potrebu jednotlivých agentov nastavovať rovnakú alebo podobnú šablónu a strácať čas. Pri riešení lístka môžu jednoducho pristupovať k vopred zostavenému makru a rýchlejšie vybavovať požiadavky klientov.

Rovnako ako osobné makrá, aj zdieľané makrá vyžadujú minimálne zručnosti na nastavenie.

1. Spustite svoju aplikáciu a prejdite do svojho „Centra spravovania“.
   
2. Stlačte tlačidlo „Pracovné priestory“ a vyberte svoje „Nástroje agenta“.
   
3. Prejdite na „Makrá“ a potom na „Pridať makro“.
   
4. Nájdite najlepší názov a popis pre svoje makro. Makro nemusíte popisovať, ale agentom to uľahčí získať a určiť jeho účel.
   
5. Zistite, kto má prístup k vášmu makru. Niektoré z vašich možností zahŕňajú agentov v určitej skupine, všetkých agentov a iba vás (tvorcu).
   
6. Kliknite na výzvu „Pridať akciu“ a vyberte svoju akciu.
   
7. Vyplňte nasledujúce pole. Ak chcete pre svoje makro použiť akciu komentára alebo popisu v rôznych formátoch, makrá môže vylepšiť niekoľko funkcií. Môžete napríklad pridať obrázky, prílohy a ďalší obsah, aby boli makrá relevantnejšie a zrozumiteľnejšie.
   
8. Ak je to potrebné, znova stlačte „Pridať akciu“, ak chcete do makra zahrnúť ďalšiu akciu.
   
9. Zabaľte ho kliknutím na tlačidlo „Vytvoriť“ a vaše zdieľané makro sa spustí a spustí sa.
   

Ako pridať makro na lístok

Aj keď je vaše makro pripravené, ešte nevyťahujte nohy. Koniec koncov, nevytvorili ste svoje makro len kvôli nemu, však? Chcete ich skutočne použiť a spôsob, ako to urobiť, je použiť makrá na lístky. Postup je jednoduchý.

1. Otvorte lístok, na ktorý chcete použiť svoje makro.
   
2. Prejdite do spodnej časti displeja.
3. Klepnite na tlačidlo „Použiť makro“.
   
4. Vyberte makro, ktoré chcete pridať do tiketu. Vo všeobecnosti uvidíte najčastejšie používané makrá za posledných sedem dní. Ak potrebujete iné makro, prezrite si zoznam alebo použite pohodlnú možnosť vyhľadávania na získanie položky v priebehu niekoľkých sekúnd.
   
5. Ak je to potrebné, znova kliknite na tlačidlo „Použiť makro“ a vyberte ďalšie makro. Ak má lístok viacero otázok, zvyčajne budete potrebovať viacero makier v jednom lístku. Dve alebo viac makier môže poskytnúť špecifické odpovede, čo vám umožní jednoduchšie riešiť problémy.

Integrácia makra do tiketu je jednoduchá, ale existuje rýchlejší spôsob, ako to urobiť? Existuje – všetko, čo musíte urobiť, je použiť klávesové skratky. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zapnúť váš Agent Workspace.

1. Prejdite do vždy užitočného „Centra správy“ a stlačte „Pracovné priestory“.
   
2. Vyberte „Nástroje agenta“ a klepnite na „Pracovný priestor agenta“.
   
3. Stlačte tlačidlo, ktoré vám umožní aktivovať váš Agent Workspace.
4. Kliknite na „Uložiť“. Všetkým agentom, ktorí momentálne používajú účet, by sa teraz malo zobraziť upozornenie, ktoré ich vyzýva, aby vyskúšali svoj nový pracovný priestor agentov. To im povie, aby dokončili všetky čakajúce hovory alebo lístky pred výberom tlačidla „Prepnúť pracovný priestor“.

Teraz, keď boli vykonané všetky prípravy, prejdite na aplikáciu makier pomocou skratky.

1. Zobrazte lístok, kde bude makro začlenené.
   
2. Prejdite na jeden z komentárov a zadajte lomku.
3. Teraz uvidíte ponuku, ktorá zobrazuje funkcie makier aj skratiek. Vyberte makro jeho výberom zo zoznamu alebo zadaním do poľa správ. Tým sa implementujú všetky akcie opísané vo vašom makre.
4. Ak chcete pridať ďalšie makro, zadajte do komentára ďalšiu lomku.

Ako vytvoriť makro z existujúceho lístka v Zendesk

Vyššie uvedené kroky vysvetľujú, ako vytvoriť makrá od začiatku. Takéto makrá nemusia byť súčasťou vašich existujúcich lístkov, čo znamená, že ich môžete preniesť na akýkoľvek iný lístok a reagovať na požiadavky zákazníkov.

Ale čo keby ste chceli nastaviť makro z tiketu, ktorý už máte? Našťastie Zendesk túto možnosť podporuje. Tu je návod, ako ho použiť.

1. Spustite Zendesk a prejdite na svoj lístok.
   
2. Prejdite do pravého horného rohu obrazovky a kliknite na 3 vodorovné bodky.
   
3. Vyberte si ponuku „Ticket“ a stlačte výzvu, ktorá vám umožní vytvoriť lístok ako makro. Malo by to byť tlačidlo „Vytvoriť ako makro“, ale znenie sa môže líšiť v závislosti od vašej verzie.
   
4. Vymyslite si meno a v prípade potreby zmeňte niektoré z výziev na lístku. Môžete napríklad chcieť vymazať pôvodný popis a napísať nový. Dá sa to urobiť na niekoľko účelov, napríklad na konkrétnejšie a odstránenie irelevantného obsahu.
   
5. Po úprave lístka kliknite na tlačidlo „Vytvoriť makro“ na dokončenie procesu.
   

Podobne ako pri štandardných makrách môžete určiť, kto môže pristupovať k vašim makrám z existujúcich lístkov. To môže zahŕňať vás, agentov z rôznych skupín a všetkých členov tímu. Ak však nechcete, aby ostatní upravovali vaše makrá, zvážte vytvorenie iba osobných makier.

Ako zobraziť ukážku makier pred ich použitím na vstupenky

Funkcia náhľadu je jednou z najužitočnejších funkcií v akomkoľvek softvéri podpory zákazníkov, nielen v Zendesk. Konkrétne v tomto programe je to obzvlášť výhodné, pretože vám umožňuje zobraziť ukážku makier pred ich začlenením do lístka. Týmto spôsobom môžete vykonať všetky potrebné vylepšenia, aby ste sa uistili, že vaše makro funguje dobre.

Nemali by ste mať problém s prezeraním ukážok makier v Zendesk.

1. Získajte prístup k lístku, do ktorého pridáte svoje makro.
   
2. Prejdite do spodnej časti rozhrania a vyberte tlačidlo „Použiť makro“.
   
3. Vyberte svoje makro.
   
4. Klepnite na ikonu, ktorá vám umožní zobraziť ukážku makra. Malo by to vyzerať ako štvorec s okom vo vnútri. Ďalším spôsobom, ako to urobiť, je umiestniť kurzor myši na svoje makro, čím by sa mal zobraziť panel s popisom. Odtiaľ vstúpte do ponuky ukážky klepnutím na kombináciu klávesov Shift + Enter.
   

Okrem popisu by recenzia mala obsahovať aj všetky položky, ktoré môžete pred aplikáciou zmeniť. Zoznam obsahuje prílohy, polia, zástupné symboly a odpovede. Ak všetko vyzerá dobre, môžete pokračovať a kliknúť na funkciu „Použiť makro“. V opačnom prípade klepnite na tlačidlo „Zrušiť“ a vráťte sa do ponuky lístka alebo na „Otvoriť v nastaveniach“ prejdite na nastavenia makra.

Ako upraviť makro v Zendesk

Na prvý pokus môže byť ťažké získať dokonalé makro. Podobne sa môžu zmeniť aj problémy zákazníkov, ktoré si vyžadujú prispôsobenie makra. V každom prípade sa vám bude hodiť ponuka na úpravu makra.

1. Prejdite na stránku „Makrá“.
   
2. Prejdite si zoznam a vyberte svoje makro.
   
3. Umiestnite kurzor myši na makro a klepnite na tri zvislé bodky.
   
4. Zvoľte „Upraviť“ a upravte jednotlivé časti.
   
5. Klepnite na „Uložiť“.
   

Majte prehľad o otázkach zákazníkov

Ak by existoval všemocný nástroj Zendesk, boli by to makrá. Ich aplikácie sú nekonečné, pokiaľ ide o riešenie problémov zákazníkov, a ľahko sa nastavujú. V dôsledku toho nemusíte byť technicky zdatní, aby ste ich využili na maximum.

Poznáte nejaký iný spôsob vytvárania makier v Zendesku? Robia pre vás makrá rozdiel v oblasti zákazníckej podpory? Podeľte sa o svoje skúsenosti v sekcii komentárov nižšie.