Tabuľky Google sú pohodlným spôsobom, ako organizovať stretnutia, vytvárať úlohy, triediť faktúry a rôzne ďalšie údaje. Je prehľadný, bohatý na funkcie a zdieľateľný s ostatnými používateľmi.
Jedinou nevýhodou tohto nástroja je, že nemáte zabudovanú funkciu na zasielanie e-mailových pripomienok týkajúcich sa hárka vám alebo iným používateľom. Takto by ste mohli oveľa ľahšie sledovať všetky svoje úlohy a údaje.
Našťastie vám dve metódy umožňujú posielať e-mailové pripomenutia podľa dátumu. V tomto článku nájdete ďalšie informácie.
Posielanie pripomienok udalostí - kombinujte hárky a kalendár
Ak si chcete posielať e-mailové upomienky, najjednoduchšie je zmiešať dva rôzne nástroje Google - Tabuľky Google a Kalendár Google. To nevyžaduje použitie žiadneho skriptu. Namiesto toho budete musieť exportovať údaje z jednej aplikácie do druhej.
Metóda pozostáva z troch krokov - vytvorenie a export údajov z Tabuliek, ich import do Kalendára a povolenie e-mailových pripomienok.
Krok 1: Vytvorte a exportujte údaje z hárkov
Ak chcete exportovať údaje z hárkov, musíte vytvoriť hárok udalostí a uložiť ich ako súbor CSV. Ak chcete, aby bol súbor rozpoznateľný v Kalendári Google, mali by ste použiť konkrétny formát. Postupujte podľa týchto krokov:
- Otvorte dokument v Tabuľkách.
- Hodnoty vášho prvého riadku by mali nasledovať za týmto obrysom: A1: Predmet, B1: Dátum začatia, C1: Dátum ukončenia.
- Pod hlavičkou Predmet by ste mali zadať názov pripomenutia. Počiatočný a konečný dátum by mali byť vo formáte MM / DD / RRRR.
- Pridajte toľko udalostí, koľko chcete, ako aj ich počiatočný a konečný dátum.
- Kliknite na ponuku „Súbor“.
- Umiestnite kurzor myši na položku „Stiahnuť“. Mala by sa zobraziť nová ponuka.
- Vyberte možnosť „Hodnoty oddelené čiarkou“.
- CSV verzia súboru Tabuľky sa stiahne do vášho počítača.
Poznámka: Jediné povinné hlavičky sú „Predmet“ a „Dátum spustenia“, aby sa zoznam mohol úspešne importovať. Ak chcete pridať ďalšie hlavičky, môžete si pozrieť zoznam dostupných možností (rozpoznateľný podľa kalendára) a ich poradie na oficiálnych stránkach. Podpora Google stránke.
Krok 2: Importujte dokument do kalendára
Keď je hárok udalostí CSV pripravený na import, je čas prejsť na Kalendár Google.
- Otvorte Kalendár Google.
- Kliknite na ponuku „Nastavenia“ (ikona ozubeného kolieska).
- Vyberte možnosť Nastavenia.
- V ponuke vľavo vyberte možnosť Importovať a exportovať.
- V sekcii „Importovať“ vyberte možnosť „Vybrať súbor z počítača“.
- Prejdite na uložený súbor CSV a kliknite na „Otvoriť“.
- Nakoniec stlačte tlačidlo „Importovať“ a importujte súbor CSV.
Ak vidíte obrazovku s oznámením, že udalosti boli pridané do Kalendára - všetko prebehlo hladko. Teraz zostáva len nastaviť e-mailové upozornenia na príslušné udalosti.
Krok 3: Nastavenie upozornení a zdieľania
Po nastavení upozornení budete dostávať pripomenutia všetkých udalostí, ktoré ste exportovali z Tabuliek Google, priamo na váš e-mail. Ak sa chcete ubezpečiť, že je všetko správne nastavené, postupujte podľa týchto pokynov:
- Umiestnite kurzor myši na svoje meno v časti „Moje kalendáre“ naľavo od obrazovky Kalendár.
- Stlačte ikonu „viac“ (tri zvislé bodky), ktorá sa zobrazí vedľa vášho mena.
- Kliknite na položku Nastavenia a zdieľanie.
- Skontrolujte, či je váš účet uvedený v časti „Zdieľať s konkrétnymi ľuďmi“. Ak nie, vyberte možnosť „Pridať ľudí“ a pridajte svoj e-mail.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Oznámenia“ v sekcii „Upozornenia na udalosti“.
- Namiesto toho vyberte možnosť E-mail.
- Nastavte časové a dátumové obdobie medzi pripomienkou a udalosťou.
Váš kalendár teraz bude posielať pripomenutia všetkých udalostí, ktoré ste uviedli v Tabuľkách Google. Nezabudnite, že do stĺpca „Predmet“ môžete pridať čokoľvek. Môžete uviesť konkrétne úlohy, narodeniny alebo iné dojednania, nielen udalosti.
Okrem toho pomocou možnosti „Zdieľať s konkrétnymi ľuďmi“ uvedenej vyššie môžete do zoznamu zahrnúť ďalšie e-maily. Títo používatelia dostanú rovnaké pripomenutia e-mailom pre tieto konkrétne opatrenia.
Použite doplnok Add Reminders
Ďalším spôsobom, ako poslať e-mailovú pripomienku prostredníctvom Tabuliek Google, je použiť konkrétny doplnok. Táto metóda je o niečo ľahšia a vyžaduje iba nastavenie rozšírenia, ktoré urobí všetko ostatné automaticky.
Doplnok nastavíte takto:
- Kliknite na kartu „Doplnky“ v hornej časti obrazovky.
- Vyberte možnosť „Získať doplnky“.
- Do vyhľadávacieho panela zadajte „Pridať pripomienky“.
- Kliknite na ikonu „Pridať pripomienky“ a vyberte možnosť „Inštalovať“. Ak sa zobrazí výzva, povoľte povolenia a počkajte na inštaláciu aplikácie.
- Znova prejdite na kartu „Doplnky“ a umiestnite kurzor myši na ponuku „Pridať pripomenutia“.
- Vyberte možnosť „Nastaviť / upraviť pripomenutia“.
Rozšírenie bude obsahovať stĺpce pre úlohy, postupníka, CC (voliteľné) a termín. V časti „Úloha“ môžete zadať krátku inštrukciu. E-mail bude uvedený v časti „Postupník“, zatiaľ čo dátum bude uvedený nižšie ako „konečný termín“.
Ak chcete poslať ďalšie pripomenutia pre termínový deň, upravte ich ručne v ponuke vpravo.
Ak navyše potrebujete do pripomenutia pridať ďalší obsah, môžete kliknúť na možnosť „Personalizovať odoslané e-maily“ a zadať tento dodatočný údaj.
Keď na to príde čas, rozšírenie automaticky pošle e-maily a vy môžete na cestách upravovať popisy úloh, príjemcov a dátumy.
Buďte opatrní s pripomienkami doplnkov
Používanie doplnku „Pridať pripomienku“ je pohodlnejším a ľahším spôsobom ako metóda „export / import“, ale vyžaduje si viac pozornosti.
prečo sa chróm tak dlho štartuje
Pretože sa pripomienky odosielajú automaticky, je pravdepodobné, že nesprávnu úlohu odošlete nesprávnemu príjemcovi skôr, ako budete mať šancu ju opraviť. Tomu sa dá vyhnúť a zvyčajne je to neškodné, stále by ste však mali venovať pozornosť tomu, kto čo dostáva.
Ktorú metódu považujete za lepšiu? Prečo? Zdieľajte svoje názory v sekcii komentárov nižšie.
